Vielleicht hast das auch damit zu tun, dass gerade jetzt der IT eine besondere Rolle zugestanden wird und der Arbeitsaufwand damit enorm ist. Ach und die Kinder wollen auch noch betreut werden. Also schreibe ich eine E-Mail. Ui, die wird aber lang … und betrifft auch noch weitere Kolleginnen und Kollegen, die vielleicht nicht so in dem Thema drinstecken. Also doch wieder eine Besprechung ansetzen.
Besprechungen als Arbeitszeitkiller
Während man vor der Pandemie gern mal zusammen gesessen und über kontroverse Themen diskutiert hat, wurden Besprechungen mit Einführung der AHA-Regeln schlagartig digital. Das hat durchaus seine Vorteile, aber auch wichtige Nachteile.
Erstens. Terminvereinbarungen werden fragil. Schuld daran sind die oben bereits genannten Punkte zum Thema Homeoffice. Dazu kommen noch technische Aspekte, wie Latenz oder Verbindungsqualität (gerade wenn die Kinder streamen).
Zweitens. Oft fehlen wichtige Vorinformationen, die üblicherweise im Türrahmen oder auf dem Flur ausgetauscht werden. Diese müssen erst in der Besprechung detailliert für alle Beteiligten dargestellt werden.
Drittens. Entscheidungen werden nicht oder zu spät getroffen. Da die Informationen nachgeholt werden müssen, bleibt weniger Zeit für Diskussionen. So können Entscheidungen auch nicht oder zu spät getroffen werden, weil der Zeitslot für die Besprechung begrenzt ist.
Wir sollten die Zeit bestmöglich nutzen, damit alle Beteiligten informiert werden. Dann kann die weitere Arbeit wieder aufgenommen werden. Dann aber unter neuen wichtigen Gesichtspunkten
Entscheidungen gut vorbereiten
Wir müssen also in unseren Besprechungen mehr Raum für Diskussionen lassen. Dafür ist Vorbereitung notwendig. Das machen wir mit mehreren zusammenhängenden Dingen, die sich je nach Bedarf und Zielstellung nutzen lassen.
Erstens. Jede Besprechung bekommt eine Zielsstellung und eine damit verbundene Fragestellung. Jede teilnehmende Person ist somit im Bilde über das, was in dieser Runde besprochen soll ins kann sich mithilfe der Fragestellung inhaltlich auf die Diskussion vorbereiten.
Zweitens. Zu jeder Termineinladung gehört eine Agenda. Und sei sie noch so kurz. Alle Beteiligten sollten wissen, was Gegenstand der angesetzten Besprechung ist, um sich entsprechend vorbereiten zu können. Zielführend ist es auch, bereits im Vorfeld bestimmte Fragestellungen zu nennen, auf die sich einzelne Personen vorbereiten sollen.
Drittens. Es frisst enorm viel Zeit, wenn der Initiator nochmal auf das Thema der Besprechung detailliert einleiten muss. Hier empfiehlt sich die digitalen Unterlagen mit der Termineinladung zu versenden. Dabei muss auf Verständlichkeit geachtet werden, damit alle auf dem gleichen Informationsstand ist.
Vorabinformationen digital bereitstellen
In manchen Besprechungen werden Zusammenhänge oder Hintergründe direkt im Termin besprochen. Damit ist bereits die Hälfte der Zeit aufgebraucht und nicht zielführend. Daher ist es von Vorteil die Hintergründe bereits im Vorfeld zu beleuchten.
Erstens. Der althergebrachte Weg für die zeitnahe Informationsbereitstellung ist natürlich die E-Mail. Hier kommen wir in die Bringschuld, da wir zeitnah Daten und Fakten liefern müssen, um für ein gemeinsames Verständnis zu sorgen. Aber Vorsicht vor Reizüberflutung: E-Mails eignen sich nicht für ausschweifende Erklärungen. Ganz ehrlich, das list sich keiner durch.
Zweitens. Um von der Bringschuld zur Holschuld zu gelangen ist ein kontinuierlicher Bereitstellungsprozess nötig. Hier bietet sich die Darstellung von Informationen eine Kollaborationsplattform, eine simple Projektwebseite, ein Whiteboard oder auch eine Sammlung von Präsentationen an. Neuerungen können bequem eingearbeitet werden. Für die Besprechung muss dann nur noch der entsprechende Hinweis bei der Einladung hinterlegt werden.
Drittens. Für einen Mittelweg können wir sog. Onepager nutzen. Hier wird kurz und knapp beschrieben, was für die nächste Besprechung relevant ist. Selbstverständlich können hier auch Verweise auf weiterführende Informationen eingebettet werden. Technisch kann das ein Wikieintrag, ein Dokument oder auch eine Skizze sein. Hauptsache die wichtigsten Informationen sind dabei.
Ergebnisse fixieren
Damit wir auch nach der Besprechung noch wissen, was eigentlich besprochen wurde, müssen wir eine Dokumentation anfertigen. Hier muss nicht jedes Wort genau mitgeschrieben werden. Es reichen die wesentlichen Punkte, die angemerkt wurden. Mindestens sollten aber folgende Punkte festgehalten werden: Agenda, Aufgaben und Termine.
Nach der Anfertigung des Protokolls, der Meeting Notes oder wie auch immer, wird das Dokument an den Teilnehmerkreis zur Kenntnis versandt oder/und auf der eben angesprochenen Informationsplattform abgelegt.
Jetzt können wir starten, bessere und effizientere Meetings durchzuführen. Die Langeweile wird abgebaut und wir nehmen den Kolleginnen und Kollegen nicht mehr soviel von ihrer wertvollen Arbeitszeit weg. Los geht’s.